Privacy werknemers opgeschroefd: screening via social media door werkgever (#1)

Werkgevers dienen een wettelijke basis te hebben voor het verwerken van persoonsgegevens van hun werknemers. Met het oog op de nieuwe Europese Privacy Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation), heeft een werkgroep van Europese toezichthouders, waaronder de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, een opinie geschreven over de privacyrechten van werknemers en wat werkgevers moeten doen om die rechten te beschermen.

Deze opinie genaamd ‘Dataprocessing at work’ zoomt in op een aantal (nieuwe) technologieën die steeds gebruikelijker worden op de werkvloer, zoals het gebruik van een smartphone aangeleverd door de werkgever en de mogelijkheden die dit biedt voor het monitoren van de werknemer (denk aan: GPS-gegevens of Wifi locatie data).

Continue monitoring van werknemers vs. privacy

De moderne technologie van vandaag uit zich op de werkvloer in smartphones, computers, tablets, auto’s en wearables (bijv. smartwatches). Doordat werknemers deze apparaten continu gebruiken, kan de werkgever continu monitoren wat ze doen, waar ze dat doen en met wie.

Deze manier van werken kan leiden tot – onbewuste, onbedoelde – inbreuk op privacy van de werknemers, bijvoorbeeld als het aankomt op het recht om vertrouwelijk te mogen communiceren met collega’s. De opinie bespreekt een aantal scenario’s waarin de werkgever personal data gebruikt die beschikbaar is dankzij de moderne technologie. Ik zal hieronder twee daarvan uitlichten.

Situatie 1: Sollicitanten en social media

Als de werkgever besluit om de social media profielen van een sollicitant te checken voorafgaand aan een (mogelijke uitnodiging voor een) interview, dan moet de werkgever nagaan of hij daarvoor wel een legitieme grondslag heeft, zelfs als het profiel openbaar is en voor ieder toegankelijk.

De werkgever moet dus nagaan of hij een eigen legitiem belang heeft om die persoonsgegevens te gebruiken. Allereerst moet de werkgever bepalen of het social media profiel is bedoeld voor zakelijk (LinkedIn, Twitter) of privé gebruik (Facebook, Instagram, Snapchat, Pinterest). Vervolgens moet de werkgever nagaan of verwerking van de persoonsgegevens van dat profiel (i) noodzakelijk is en (ii) relevant met het oog op de inhoud van de vacature. Bovendien moet de sollicitant van tevoren (bijv. d.m.v. de vacaturetekst) ingelicht worden dat de werkgever mogelijk zijn/haar social media zal checken.

Situatie 2: Oud-werknemers controleren via social media

Niet alleen tijdens het dienstverband (in-employment screening), maar ook daarna kan de werkgever zijn oud-werknemers blijven screenen. Via social media kan een werkgever makkelijk in de gaten houden waar de ex-werknemer terecht komt.  Dit kan zeer handig zijn als het gaat om het controleren van het naleven van een relatie- of concurrentiebeding.

Mocht de werkgever via social media erachter komen dat zijn ex-werknemer binnen een maand werkzaam is bij de concurrent, terwijl het concurrentiebeding duidelijk stelt dat de ex-werknemer zes maanden lang geen baan aan mag nemen van een concurrent van zijn ex-werkgever, dan kan de werkgever dankzij social media een eventuele contractuele boete op de ex-werknemer verhalen. Hoe verleidelijk dit ook klinkt, de werkgever zal bij een dergelijk voorgenomen screening altijd moeten kunnen aantonen dat hij een legitiem belang heeft (zoals het voorkomen van het doorspelen van gevoelige informatie aan de concurrent) en dat er geen andere, minder ingrijpende en/of minder bezwarende mogelijkheden zijn om aan deze informatie te komen (het beginsel van subsidiariteit). Ook in deze situatie moet de oud-werknemer worden ingelicht over de regelmatige screening van zijn publieke profielen en bijbehorende communicaties.

Wanneer mag een werkgever de persoonsgegevens van de werknemer verwerken?

Een belangrijke overweging is de wettelijke grondslag van de verwerking van persoonsgegevens van de werknemer door de werkgever. Voor sommige verwerkingen bestaat een wettelijke basis, zoals verwerking van persoonsgegevens om aan fiscale regelgeving te voldoen (een wettelijke verplichting van de werkgever). Maar als die ontbreekt, welke grondslag staat de werkgever dan ter beschikking om gegevens te verwerken?

Benieuwd? Klik hier voor mijn volgende artikel!

Bron: Sophie den Held, 2 augustus 2017

Heeft u vragen over situaties waarin u als werkgever met persoonsgegevens werkt? De Privacy Desk van Ekelmans & Meijer Advocaten is gespecialiseerd in het privacy proof maken van uw bedrijfsvoering. Kijk op de website voor meer informatie en onze contactgegevens: Privacyrecht.