09 januari 2020
Het UBO-register, wederom uitgesteld

Het UBO-register, wederom uitgesteld

Door Annemiek Vermeijden, advocaat ondernemings- en verzekeringsrecht.

De hoop die in ons eerdere blog werd uitgesproken over de invoering van het UBO-register is nog altijd niet bewaarheid. Ondanks dat de wetgever niet heeft stil gezeten, werd op 19 december 2019 duidelijk dat de deadline van 10 januari 2020 niet gehaald wordt. Men richt zich nu op het voorjaar 2020.

Wie of wat is een UBO?
Het UBO-register is een uitwerking van de vierde en vijfde Europese antiwitwasrichtlijn. Alle lidstaten van de EU moeten een UBO-register invoeren.

Wie is een Ultimate Beneficiary Owner, een uiteindelijk belanghebbende? Dit is een natuurlijk persoon die meer dan 25 % van de aandelen of het stemrecht in een onderneming bezit. In bepaalde gevallen kan ook bij een lager percentage dan 25% sprake zijn van een UBO. Bijvoorbeeld iemand die het recht heeft om de meerderheid van de bestuurders te benoemen of te ontslaan.

Wanneer niemand aan de hierboven beschreven  eisen voldoet moet de “feitelijk gezaghebbende” van het bedrijf als pseudo-UBO ingeschreven worden. Gedacht kan worden aan hoger leidinggevend personeel of de statutair bestuurder. Bij het vaststellen wie UBO is, worden tussenliggende vennootschappen genegeerd. Het is niet mogelijk om uit het UBO-register te blijven door het aandelenbezit te verspreiden over meerdere vennootschappen. Sterker nog: het UBO-register moet dergelijke praktijken juist bestrijden.

Wie moeten UBO’s inschrijven?
Grofweg alle ondernemingen die bij de KvK ingeschreven staan, worden verplicht om hun UBO’s te registreren. Zorg er dus voor dat u over de vereiste (persoons)gegevens van uw UBO’s beschikt. Na opening van het register krijgen alle bestaande meldingsplichtige organisaties 18 maanden de tijd om hun UBO’s te registreren. Het is van belang dat u de juiste gegevens opgeeft en dat u dezelfde UBO gegevens doorgeeft aan uw bank, accountant en andere dienstverleners. Deze dienstverleners zijn namelijk verplicht een eigen cliëntenonderzoek te doen en moeten discrepanties met het UBO-register melden bij de KvK. Stemmen de gegevens niet overeen, dan zal een onderzoek worden ingesteld door de KvK. De KvK zal hiervan een aantekening maken in het UBO-register.

Welke gegevens moeten ingeschreven worden?
De gegevens die openbaar worden van de UBO zijn: de naam, de geboortemaand en het geboortejaar, de nationaliteit, de woonstaat en de aard en omvang van het economische belang. Deze gegevens zijn tegen betaling voor iedereen zichtbaar. Ten aanzien van het economisch belang geldt dat dit in bandbreedtes van 25, 50, 75 of 100% wordt weergegeven. Geldbedragen of de exacte omvang van het belang wordt niet kenbaar gemaakt.

Er worden echter nog meer data van de UBO geregistreerd, maar die zijn slechts toegankelijk voor bevoegde autoriteiten. Dit zijn: BSN / buitenlands fiscaal identificatienummer, geboortedag,- land en –plaats, woonadres en (afschriften van) documenten die de UBO-status onderbouwen zoals een identiteitsdocument en documenten waaruit de aard en omvang van het economisch belang blijkt.

Privacy en het UBO-register?
Het doel van het UBO-register is de bestrijding van financiële/economische misdrijven. Veel UBO’s vrezen echter voor hun privacy en veiligheid.

Het UBO-register zal uitgevoerd worden in lijn met de AVG. Het houden van een register valt onder de in art. 6 lid 1 sub c AVG opgenomen en toegestane dataverwerking.

Ter bescherming van de UBO’s komt er een aantal privacywaarborgen. Zo zal het niet mogelijk zijn om op persoonsgegevens te zoeken en zal de identiteit en zoekgeschiedenis van degene die het register raadpleegt worden opgeslagen. UBO’s kunnen vervolgens via een computersysteem inzage krijgen in hoe vaak ze naar boven komen bij zoekopdrachten. Dit gaat echter niet op voor raadpleging door de Financiële inlichtingen eenheid. Dit blijft geheim voor de UBO. Deze maatregelen moeten kwaadwillenden afschrikken en de UBO in staat stellen de boel in de gaten te houden. Het is echter nog maar zeer de vraag of het computersysteem dat dit mogelijk moet maken bij de invoering van het UBO-register gereed zal zijn.

UBO’s die vrezen voor hun veiligheid kunnen de KvK om afscherming van hun gegevens verzoeken. Hiervoor gelden hoge eisen waaraan de gemiddelde UBO niet zal voldoen. De UBO moet namelijk aannemelijk maken dat hij en/of zijn familie verhoogd gevaar loopt, zoals ontvoering.

Gevolgen van niet-registratie
Als u verplicht bent om te registreren maar het niet doet wordt als een economisch delict beschouwd. U riskeert dan een boete, last onder dwangsom of zelfs een strafrechtelijke  maatregelen zoals een taakstraf of zelfs hechtenis van maximaal zes maanden. De KvK heeft de taak voor controle op tijdigheid, juistheid en volledigheid van de aangeleverde gegevens. Er zal een geautomatiseerde controle komen met de informatie uit het handelsregister van de KvK en de Basisregistratie Personen (BRP). Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst handhaaft. De maximale boete per overtreding bedraagt € 20.750. Of er voldoende mankracht is voor controle en handhaving is overigens nog zeer de vraag.

Implementatie UBO-register in lidstaten EU
Als we kijken naar de stand van zaken binnen de EU, zien we een groot verschil in de voortgang van implementatie bij de verschillende lidstaten:
  • Veertien landen hebben een (concept) wetsvoorstel voor UBO-registratie
  • Zeven landen hebben een (deels) openbaar UBO-register
  • Acht landen hebben een UBO-register dat alleen toegankelijk is voor derden met een ‘legitiem’ belang. Dit zullen zij echter moeten aanpassen omdat elk register (deels) openbaar moet zijn.
Het streven is dat in 2021 de UBO-registers van de lidstaten aan elkaar gekoppeld gaan worden.

Na inwerkingtreding van het wetsvoorstel zal bij de oprichting van vennootschappen en andere juridische entiteiten in Nederland het registreren van de UBO een voorwaarde zijn om een KvK-nummer te krijgen.

Wees voorbereid en zorg voor een goede UBO-administratie
Het UBO-register komt er! Maar wanneer is de vraag. Er wordt aangestuurd op het ‘voorjaar’ 2020. Wat u in de tussentijd kunt doen is zorgen voor een goede UBO-administratie zodat u voorbereid bent wanneer u moet registreren. Gebruik de registratietermijn van 18 maanden. Kijk de kat uit de boom en wacht totdat de beloofde privacy waarborgen ingevoerd zijn om te voorkomen dat de UBO gegevens al te gemakkelijk op straat komen te liggen.