08 mei 2020
Digitale aandeelhoudersvergadering en termijnverlenging mogelijk voor BV en Vereniging

Digitale aandeelhoudersvergadering en termijnverlenging mogelijk voor BV en Vereniging

Naar aanleiding van het coronavirus is op 24 april 2020 een spoedwet in werking getreden met tijdelijke voorzieningen voor alle rechtspersonen. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is bedoeld om vergaderen op afstand voor rechtspersonen mogelijk te maken en voorziet in een termijnverlenging voor het opmaken van de jaarrekening. De tijdelijke wet geldt tot 1 september 2020, maar kan zo nodig door de overheid met telkens 2 maanden worden verlengd. Pim Lieffering zet voor u de aandachtspunten van de genomen maatregelen met betrekking tot de B.V. en de vereniging uiteen.
 
Digitale aandeelhoudersvergadering
Op dit moment bevatten veel statuten een regeling voor elektronisch stemmen in een algemene vergadering. Sommige statuten bevatten de mogelijkheid tot een digitale aandeelhoudersverhouding echter niet. De spoedwet strekt ertoe om tijdelijk afwijkingen van wettelijke en statutaire bepalingen inzake het houden van fysieke vergaderingen en daarmee verband houdende termijnen en sancties toe te staan.
 
Op grond van de spoedwet kan het bestuur bepalen dat de aandeelhoudersvergadering tijdelijk langs elektronische weg plaatsvindt, onafhankelijk van wat hierover in de statuten is bepaald. Dit voornemen dient uiterlijk bij de oproeping te worden vermeld. Wanneer de oproeping al is verzonden, kan de wijze van vergaderen tot 48 uur voor de vergadering worden aangepast naar een digitale vergadering.
 
Tip: zorg dat de oproeping ook een handleiding bevat van het digitale gekozen vergadersysteem. Hierdoor kunnen de aandeelhouders zich voorafgaand aan de vergadering vertrouwd maken met het systeem.
 
Bij de elektronische aandeelhoudersvergadering moet u de volgende punten in acht nemen:
  • De algemene vergadering is via een live video- of audioverbinding te volgen.
  •  Het bestuur kan bepalen dat het stemrecht (uitsluitend) kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Een statutenwijziging is hiervoor niet vereist. Het bestuur kan daarnaast bepalen dat stemmen die ten hoogste 30 dagen voorafgaand aan de algemene vergadering langs elektronische weg zijn uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Dit moet wel bij de oproeping worden vermeld.
  • De aandeelhouders moeten uiterlijk 72 uur voorafgaande aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de geagendeerde onderwerpen. In het geval een oproeping voor de aandeelhoudersvergadering al is uitgegaan en het bestuur gebruik heeft gemaakt van het recht tot uiterlijk 48 uur voor de vergadering alsnog te bepalen dat deze uitsluitend langs elektronische weg plaatsvindt, is de termijn 36 uur.
  •  De door de aandeelhouders gestelde vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, worden beantwoord. De antwoorden moeten vervolgens op de website van de B.V. of vereniging  geplaatst worden of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt worden voor de aandeelhouders.
  •  Het bestuur moet er voor zorgdragen dat aandeelhouders tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen stellen, tenzij de voorzitter van de algemene vergadering bepaalt dat dit in het licht van de omstandigheden in redelijkheid niet kan worden gevraagd.  
  •  Als wordt afgeweken van de hierboven gestelde bepalingen over het stellen van vragen tijdens de vergadering, zijn de besluiten in de vergadering alsnog rechtsgeldig. De rechtsgeldigheid blijft ook tot stand in het geval er bijvoorbeeld sprake is van een haperende verbinding bij één van de aandeelhouders.
 
De hiervoor beschreven regels ten behoeve van aandeelhouders gelden ook voor de ledenvergadering van de vereniging.
 
Geen uitstel algemene vergadering
Het bestuur van de BV of de vereniging heeft niet de mogelijkheid de termijn voor het houden van een algemene vergadering te verlengen. De spoedwet geeft deze mogelijkheid wel voor de N.V.
 
Verlenging termijn opmaken jaarrekening
Gewoonlijk maakt het bestuur van de B.V. binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening op. Deze termijn kan normaal gesproken met ten hoogste vijf maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden worden verlengd. Voor de vereniging geldt een mogelijke verlening met ten hoogste 6 maanden.  
 
Op grond van de spoedwet kan het bestuur van de B.V. deze termijn nogmaals met ten hoogste 5 maanden verlengen. Het bestuur van de vereniging kan de gebruikelijke termijn van 6 maanden nogmaals met ten hoogste 4 maanden verlengen.
 
Tip: Indien u middels de statuten de mogelijkheid heeft een digitale aandeelhoudersvergadering te houden, probeer dan eerst via deze aandeelhoudersvergadering een verlenging te bewerkstelligen. Hierdoor maakt u (indien nodig) maximaal gebruik van de mogelijke verlenging van maximaal 10 maanden. Als het bestuur gebruik maakt van de mogelijkheid van de spoedwet dan kan de algemene vergadering niet meer van haar verlengingsbevoegdheid gebruik maken.
 
Bestuurders niet altijd aansprakelijk bij te late deponering jaarrekening
Als bestuurders de jaarrekening te laat deponeren en de vennootschap erna failliet gaat, kunnen de bestuurders persoonlijk aansprakelijkheid worden gehouden voor het boedeltekort. Op zo’n moment bestaat volgens de wet het vermoeden dat onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak is van het faillissement.
 
De spoedwet versoepelt deze strenge regeling. Als komt vast te staan dat het te late deponeren te wijten is aan de gevolgen van de  uitbraak van COVID-19, zijn de bestuurders niet direct op grond van de wet persoonlijk aansprakelijk. Dit wordt beoordeeld aan de hand van de omstandigheden van het geval en dient door het bestuur te worden aangetoond.
 
Deze regeling geldt voor 3 jaar tot 1 september 2023. In de toelichting wordt als reden voor de datum opgegeven dat in geval van faillissement een vordering kan worden ingesteld op grond van onbehoorlijke taakvervulling in de periode van drie jaren voorafgaand aan het faillissement.
 
Het bestuur van de B.V. moet wel aan de boekhoudplicht van artikel 2:10 BW voldoen, ondanks het COVID-19 virus. Hiervoor blijft het bewijsvermoeden wel gelden.
 
Juridisch advies
Indien u behoefte heeft aan juridisch advies over de gevolgen van het Coronavirus voor uw bedrijfsvoering neemt dan contact op met ons Coronavirus / COVID-19-team.