29 Mai 2020
Virtuelle Gesellschafterversammlung und Verlängerung der Frist für den Jahresabschluss in die Niederlande

Virtuelle Gesellschafterversammlung und Verlängerung der Frist für den Jahresabschluss in die Niederlande

Auf Grund des Corona-Virus trat am 24. April 2020 ein Notstandsgesetz mit vorübergehenden Regelungen für alle juristischen Personen in Kraft. Das befristete Gesetz „COVID-19 Justiz und Sicherheit" soll virtuelle Versammlungen für juristische Personen ermöglichen und sieht eine Verlängerung der Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses vor. Das befristete Gesetz gilt bis zum 1. September 2020, kann aber von der Regierung bei Bedarf um jeweils zwei Monate verlängert werden. Pim Lieffering erläutert Ihnen die Schwerpunkte der Maßnahmen, die in Bezug auf die B.V. getroffen wurden.

Virtuelle Gesellschafterversammlung
Schon heute enthalten viele Satzungen eine Regelung für die elektronische Abstimmung bei einer Gesellschafterversammlung. Einige Satzungen sehen jedoch nicht die Möglichkeit einer virtuellen Gesellschafterversammlung vor. Zweck des Notstandsgesetzes ist es, vorübergehende Abweichungen von den gesetzlichen und statutarischen Bestimmungen bezüglich der Abhaltung physischer Treffen und der damit verbundenen Fristen und Sanktionen zuzulassen.

Auf Grundlage des Notstandsgesetzes kann die Geschäftsführung beschließen, dass die Gesellschafterversammlung vorübergehend virtuell abgehalten wird, unabhängig davon, was in der Satzung hierzu bestimmt ist. Dieser Beschluss muss spätestens bei der Einladung zu der Versammlung mitgeteilt werden. Wenn die Einladung bereits versandt wurde, kann die Art der Versammlung bis zu 48 Stunden vor der Versammlung in eine virtuelle Versammlung umgewandelt werden.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass die Einladung auch eine Anleitung zu der virtuellen Versammlung  enthält. Dies ermöglicht den Gesellschaftern, sich vor der Versammlung mit dem System vertraut zu machen.

Die folgenden Punkte sollten bei einer virtuell abzuhaltenden Gesellschafterversammlung berücksichtigt werden:
  • An der Gesellschafterversammlung kann über eine Live-Video- oder Audioverbindung teilgenommen werden.
  • Die Geschäftsführung kann bestimmen, dass das Stimmrecht (ausschließlich) mittels eines elektronischen Kommunikationsmittels ausgeübt werden kann. Eine Satzungsänderung ist dafür nicht erforderlich. Darüber hinaus kann die Geschäftsführung festlegen, dass elektronisch abgegebene Stimmen, die nicht später als 30 Tage vor der Gesellschafterversammlung abgegeben worden sind, den zum Zeitpunkt der Versammlung abgegebenen Stimmen gleichgestellt werden. Dies muss jedoch in der Einladung zu der Versammlung angegeben werden.
  • Den Gesellschaftern muss spätestens 72 Stunden vor der Versammlung Gelegenheit gegeben werden, schriftlich oder elektronisch Fragen zu den Punkten der Tagesordnung zu stellen. Für den Fall, dass die Einladung zu der Gesellschafterversammlung bereits erfolgt ist und die Geschäftsführung von ihrem Recht Gebrauch gemacht hat, spätestens 48 Stunden vor der Versammlung festzulegen , dass die Versammlung ausschließlich auf virtuell stattfindet, beträgt die Frist 36 Stunden.
  • Die von den Gesellschaftern gestellten Fragen müssen spätestens während der Versammlung passend zum jeweiligen Tagungsordnungspunkt oder auch sonst beantwortet werden. Die Antworten müssen dann auf der Website der B.V. veröffentlicht oder den Gesellschaftern auf elektronischem Wege zugänglich gemacht werden.
  • Die Geschäftsführung muss sicherstellen, dass die Gesellschafter während der Versammlung auf elektronischem Wege oder anderweitig weitere Fragen stellen können, es sei denn, der Versammlungsleiter der Gesellschafterversammlung entscheidet, dass dies in Anbetracht der Umstände billigerweise nicht zumutbar ist. 
  • Wird von den obigen Regelungen über das Stellen von Fragen während der Versammlung abgewichen, sind die in der Versammlung gefassten Beschlüsse dennoch gültig. Dies gilt auch dann, wenn zum Beispiel einer der Gesellschafter eine schlechte Verbindung hat.
 
Kein Aufschub der Gesellschafterversammlung
Die Geschäftsführung der B.V. hat nicht die Möglichkeit, die Frist für die Abhaltung einer Gesellschafterversammlung zu verlängern. Das Notstandsgesetz gesteht diese Möglichkeit der N.V. (Aktiengesellschaft niederländischen Rechts) allerdings wohl zu.

Verlängerung der Frist für die Erstellung von Jahresabschlüssen
In der Regel erstellt die Geschäftsführung der B.V. den Jahresabschluss innerhalb von fünf Monaten nach Ende des Geschäftsjahres. Diese Frist kann in der Regel von der Gesellschafterversammlung aufgrund besonderer Umstände um maximal fünf Monate verlängert werden.

Auf Grund des Notstandsgesetzes kann die Geschäftsführung der B.V. diese Frist um maximal 5 Monate verlängern.

Tipp: Wenn die Satzung Ihnen die Möglichkeit gibt, eine virtuelle Gesellschafterversammlung abzuhalten, versuchen Sie zunächst, über diese Gesellschafterversammlung eine Verlängerung zu erhalten. Dadurch können Sie die mögliche Verlängerung von bis zu 10 Monaten (falls erforderlich) maximal nutzen. Macht die Geschäftsführung von der Möglichkeit des Notstandsgesetzes Gebrauch, kann die Gesellschafterversammlung von ihrer Verlängerungsbefugnis keinen Gebrauch mehr machen.

Geschäftsführer nicht immer haftbar bei verspäteter Hinterlegung des Jahresabschlusses
Wenn die Geschäftsführer mit der Hinterlegung des Jahresabschlusses in Verzug sind und das Unternehmen anschließend in Konkurs geht, können die Geschäftsführer persönlich für das Vermögensdefizit haftbar gemacht werden. In diesem Fall besteht laut Gesetz die Vermutung, dass Missmanagement eine wichtige Ursache der Insolvenz ist.
 
Das Notstandsgesetz lockert diese strenge Regelung. Wenn festgestellt wird, dass die verspätete Hinterlegung auf die Folgen des Ausbruchs von COVID-19 zurückzuführen ist, sind die Geschäftsführer gemäß Gesetz nicht direkt persönlich haftbar. Dies wird je nach den Umstände des Falles beurteilt und muss von der Geschäftsführung nachgewiesen werden.

Diese Regelung ist 3 Jahre lang bis zum 1. September 2023 gültig. In der Erläuterung wird das Datum damit begründet, dass im Falle einer Insolvenz eine Klage wegen nicht ordnungsgemäßer Amtsführung innerhalb von drei Jahren vor der Insolvenz eingereicht werden kann.

Die Geschäftsführung der B.V. ist jedoch trotz des COVID-19-Virus gemäß Artikel 2:10 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches zur Buchhaltung verpflichtet. Die Beweisvermutung bleibt in dieser Hinsicht nach wie vor bestehen.

Rechtsberatung
Wenn Sie zu den Auswirkungen des Corona-Virus auf Ihr Unternehmen Rechtsberatung benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Corona-Krisenstab.